Confinement : design, ingénierie et prototypage en remote

Morgan Pelissier

September 2, 2020

Sparkmate, c’est une équipe de 10 personnes qui accompagne les entrepreneurs et les porteurs de projets à développer leurs idées. Nos bureaux et notre atelier de prototypage se situent à Ivry-sur-Seine (au Sud de Paris) et c’est là - en temps normal - que l’on conçoit, développe, et intègre de la mécanique, de l’électronique et de l’informatique pour mettre sur pied techniquement les projets de nos clients le plus rapidement possible. Puisque ce qu’ils viennent chercher avec nous, c’est ça. De la rapidité et de la pluridisciplinarité. Même pendant le confinement, on vous explique tout.

Remote et communication asynchrone, comment le confinement a confirmé nos méthodes de travail

Comme pour la majorité des entreprises, toute notre équipe est passée en full-remote depuis le 17 mars. Nos clients et nos amis se sont tous "inquiétés" de l'impact du Covid-19 pour Sparkmate. En effet, au-delà de l’activité de conception, une grosse partie de notre travail concerne la fabrication des prototypes. Avec les mesures de confinement, cette partie-là est tout de suite plus compliquée à maintenir.


À force d'en discuter avec tout le monde, on s'est dit que ce serait bien de vous expliquer ce qui s'est passé pour nous depuis le mois dernier et de partager un petit bilan ! 


Le confinement depuis le 17 mars ne nous a pas ou peu contraint à modifier notre organisation et notre fonctionnement. Alors oui, au tout démarrage, on a connu une petite perte de charge. On n’a pas encore inventé de robots pour gérer nos imprimantes 3D, prototyper les produits et les machines que l'on développe pour nos clients. Pour tout ce qui est design, conception et conseil : peu de changements si ce n’est le moyen de communication. Pour le reste, plus compliqué, on a dû s'organiser, mettre en place toutes les mesures de sécurité nécessaires et effectuer des rotations au sein de l’équipe pour accéder à l’atelier. 


Des contraintes en plus, mais disons que c’était plutôt une bonne mise à l’épreuve pour nous, nos méthodes et la culture que nous développons !

Le full-remote, une mise à l’épreuve challengeante 

Travailler en remote, ça peut paraître difficile. Chez Sparkmate, depuis le démarrage de l’aventure on a voulu développer une culture remote-friendly. C’est un choix qui demande de l’énergie, de la rigueur dans la sélection des outils, des process, des modes de communication au sein de l’équipe ou avec nos clients.


Si pour nous la transition vers le full-remote s’est faite assez facilement après le 17 mars, cela reste une mise à l’épreuve qui fait ressortir toutes les petites faiblesses d’une organisation. C’est un risque pour le moral de la team, pour le rythme et la qualité du travail fourni, mais c’est surtout une opportunité de s’améliorer et d’apprendre.


Depuis le 17 mars, on a échangé avec beaucoup de partenaires et amis entrepreneurs sur leur expérience du remote. Avec l’équipe on a même aidé quelques fournisseurs et clients à se préparer, s’adapter et mettre en place les bons outils. Ce que l’on a constaté, c’est que les outils sont super importants, mais le plus important reste la rigueur.


Une rigueur à tous les niveaux : sélection des outils, adaptation des process et des routines, leadership ou responsabilisation des équipes. Comme souvent dès que l’on touche à la culture d’entreprise ou au management, on en revient finalement à des questions d’auto-discipline, de transparence et d’ouverture. Voilà quelques principes mis en place chez nous, qui nous aident beaucoup à traverser cette épreuve et qui peuvent sans doute être appliqués ailleurs :

  • 💎 100% de transparence : qu’il s’agisse de la santé financière, des projets en cours et à venir, ou tout le reste, toute l’équipe a accès à l’information ;
  • 💜 Confiance en toute l’équipe : surtout en remote, si on ne veut pas passer sa journée au téléphone, basculer dans le micro-management ou créer des frictions inutiles, c’est important de partager les chantiers, d’être clair sur les responsabilités, les jalons et les objectifs ;
  • 🏇 Flexibilité et droit de tout changer : quand un outil, un process ou une routine est mis en place, tout le monde met l’impact qu’il faut pour le faire vivre, mais si on trouve que ce n’est plus adapté, il faut changer et vite (rythme des réunions, logiciels, outils...) ;
  • 📝 Communication asynchrone et beaucoup d’écrits : en particulier pour gérer des projets, faire de la conception et du développement technique, on a besoin de documentation, ça prend du temps, mais tout mettre par écrit facilite la collaboration ;
  • ⏱️ Respect des timings : c’est valable tout le temps, mais en particulier en remote puisque l’on a moins de moyens d’action sur la motivation et la coordination de la team, alors il faut respecter les horaires de réunion, les jalons et les deadlines des projets ;
  • ☁️ Données et outils accessibles facilement depuis le Cloud : quasiment tous nos outils de gestion sont en Saas sur le Cloud et même pour la partie technique : CAO, VR, tout tourne depuis le Cloud, pas de contraintes matérielles, même à la maison.


Du remote-friendly au full-remote, notre expérience 

Après un mois de confinement, voilà ci-dessous les statistiques d’utilisation de deux de nos principaux outils : Workplace by Facebook et nos mails. 


Figure 1 : statistiques Workplace by Facebook, notre outil de communication et collaboration


Figure 2 : statistiques de nos emails


Ce qui est intéressant c’est de découper l’analyse en fonction du but de chaque outil :

  • Posts, utilisé lorsque l’on souhaite marquer un jalon ou annoncer quelque chose en interne ou pour les projets clients, lancer une réflexion majeure, partager un document important, etc. : plutôt stable, ce qui montre que la culture asynchrone de documentation au fur et à mesure des avancées sur un projet est bien ancrée dans l’équipe ;
  • Commentaires et réactions, utilisé pour répondre à un post ou partager une émotion à un post : ce que l’on voit surtout ce sont deux pics mi-janvier et mi-avril, qui correspondent à nos revues cycliques d’objectifs de développement, des moments où les idées foisonnent un peu plus fort + un pic début mars pour s’organiser pour le confinement ;
  • Messages, utilisé pour la communication instantanée, forcément plus d’activité que lorsque l’on est tous ensemble au bureau ;
  • Emails, utilisé principalement chez nous pour dialoguer avec les prospects et les clients, en parallèle de Whatsapp pour la communication instantanée : plutôt stable, tendance à une légère augmentation sur les 6 derniers mois, mais plutôt liée aux 3 recrutements sur cette période que au confinement.

Donc le coeur de métier, qui correspond au travail sur les projets clients l’échange avec les clients est relativement stable, ce sont surtout les messages qui ont augmenté pour compenser le manque de contact humain que l’on a normalement au bureau.


On le disait plus haut, travailler à distance, c’est un challenge qui fait ressortir les faiblesses d’une organisation. Si pour notre coeur de métier, on était plutôt préparé, on s’est rendu compte que notre faiblesse, c’était le manque d’outils et de visibilité pour le pilotage en interne (trésorerie, prospection, OKRs, etc.). En temps normal, chaque équipe projet au bureau et à l’atelier a le nez dans ses projets clients, on se synchronise de manière informelle autour d’un café ou pendant la pause déjeuner. Mais avec le confinement ce n’est pas possible.


Alors on en a profité pour mettre un coup d’accélérateur sur tous nos outils de pilotage. On a amélioré et développé notre dashboard (dashboard.sparkmate.co), nos outils de gestion et de planification en interne. On a fait le point sur les besoins et les lacunes, pour mettre en place des solutions pour que chacun dans l’équipe puisse accéder facilement à n’importe quelle information.

Au-delà de la conception, maintenir une activité de fabrication & intégration de prototypes

Notre coeur de métier c’est le prototypage : de la conception au développement de solutions technologiques opérationnelles et élégantes. Les applications vont de la robotique industrielle, aux objets connectés jusqu’aux plateformes web ou aux applications mobiles, mais le job est le même : 

  • Identifier les bons problèmes et enjeux, 
  • Trouver les meilleures solutions pour y répondre,
  • Développer et assembler les briques technologiques adéquates pour créer de la valeur ajoutée et mettre en oeuvre rapidement.

Même si l’équipe est confinée, notre créativité, notre énergie et notre capacité d’exécution ne le sont pas.


Pour tout ce qui est conseil et accompagnement de nos clients, conception mécanique et CAO, pour tout ce qui est software - de l’UX design au Cloud en passant par le développement web et mobile - peu de changements. Quand on dispose des bons outils de travail et de collaboration, ici le télétravail est presque transparent.


Pour tout ce qui est hardware et en particulier fabrication : systèmes mécaniques et mécatroniques, électronique et systèmes embarqués, c’est plus compliqué. Les contraintes techniques et logistiques liées au confinement existent. Elles sont challengeantes pour nous, mais elles ne nous empêchent pas d’avancer. Venant principalement de l’extérieur (retard dans les livraisons de pièces, de matériaux par des partenaires externes, sous-traitance de tâches précises), elles nous impactent également.


Mais le plus important reste l’accès à notre atelier de prototypage, ce que l’on a mis en place (en plus des gestes barrières et de l’application des règles d’hygiène) c’est une rotation au sein de l’équipe : 1 seule personne par jour accède à l’atelier. On centralise les besoins en impression 3D et en assemblage, ce qui permet de maintenir un rythme correct pour délivrer des projets en mécanique et électronique.

En bref

Si vous avez rencontré des problématiques similaires pour votre travail en remote, ou au contraire… si ça a été l’inverse pour vous… dîtes le nous ! On sera ravis d’échanger pour discuter prototypage, design et ingénierie (en remote, ou pas 😉).

Un projet ? contactez-nousA project ? contact us

Morgan Pelissier

morgan@sparkmate.co